De voorbereiding: van overname tot invoer in ons systeem
Voor bestaande gebouwen start onze taak bij de overname van het dossier van de vorige syndicus. Ongeacht of dit een professionele syndicus of een mede-eigenaar is, vanuit de overgedragen documenten starten wij onze administratieve controle.

Bij de administratieve controle worden alle documenten nagekeken. De recente en belangrijke documenten worden gebundeld, de oudere documenten bewaren we in ons archief. Ontbreken er documenten die wettelijk verplicht zijn? Wij vragen ze op bij de juiste personen of we maken ze zelf aan ( Reglement van inwendige orde, GDPR-documenten,…).

Na de administratieve controle gaan we over op het nazicht van het financiële gedeelte van de VME. Is er een balans beschikbaar, zijn er wanbetalers of betaalt iedereen correct, is elke leverancier correct betaald, welke opvragingen moeten nog uitgevoerd worden,… Kortom, na onze financiële controle heeft uw boekhouding geen geheim meer voor ons. Wij schrijven alle leveranciers aan dat ze toekomstige facturen naar ons sturen zodat we alle betalingen tijdig kunnen uitvoeren.

Het laatste luik van onze controle gaat over het technisch beheer van het gebouw. Zijn alle wettelijke attesten en certificaten aanwezig of moeten we nog bijkomende keuringen aanvragen? Welke werken zijn reeds beslist of welke werken moeten we voorbereiden voor de algemene vergadering? Naast een voorbereidende functie hebben we ook een informerende taak: we laten aan de mede-eigenaars weten welke werken nog te voorzien zijn om het gebouw in goede staat te houden. Nadien is het aan de algemene vergadering om zich hierover uit te spreken.

Alle gegevens worden ingegeven in ons beheersysteem zodat we steeds over de recentste gegevens beschikken van het gebouw. De algemene documenten worden online gedeeld met de mede-eigenaars, zodat je ook online toegang heeft tot de belangrijke documenten zoals de basisakte, de verzekeringen, het register van de algemene vergaderingen, de afrekeningen, de facturen van het gebouw… Ook je openstaand saldo volg je op de website.

Samen met de mede-eigenaars bekijken we de nood aan een extra algemene vergadering. Op deze algemene vergadering agenderen we de punten van de mede-eigenaars + agendapunten waarvan wij van mening zijn de behandeling ervan belangrijk is ( niet-conforme elektriciteit, afbrokkelende gevel, goedkeuring van reglementen,…). Zo starten we in een goede verstandhouding met de mede-eigenaars.

Bij noodgevallen
Hopelijk loopt alles gesmeerd in het gebouw door voldoende en correct preventief onderhoud. Het kan gebeuren dat er iets mis gaat en er problemen of defecten zijn. Gelukkig zijn wij er om dit te verhelpen.

Om de communicatie met de mede-eigenaars vlot te laten verlopen, zijn we bereikbaar via verschillende kanalen: telefoon, mail of Whatsapp. Dit laat je toe om snel foto’s te delen of berichten te sturen bij dringende problemen.

Zodra wij de melding krijgen, gaan we ermee aan de slag. We kijken welke firma’s of techniekers we ter plaatse moeten krijgen om te helpen. Gelukkig beschikken we over een uitgebreid netwerk, zodat er iemand beschikbaar is om te komen binnen de kortst mogelijke tijd.

Niet enkel tijdens de kantooruren zijn we bereikbaar, maar ook ’s avonds en in het weekend zijn we beschikbaar. De kantoornummer wordt dan doorverbonden naar een beheerder, die na de kantooruren de pannes en herstellingen opvolgt en coördineert.
Bij elk noodgeval gaan we achteraf in gesprek met de technieker die ter plaatse was. We willen steeds weten of dit een éénmalig probleem was, of er een structurele achterliggende oorzaak is ( verkeer gebruik, slijtage door ouderdom, slechte instelling of configuratie,…). Zo weten wij wat we moeten doen om deze problemen in de toekomst te vermijden. Is er sprake van slijtage of dringen vernieuwingen zich op? Dan doen wij het nodige om de juiste offertes te bekomen en dit voor te leggen aan de mede-eigenaars.

De kosten voor de herstellingen wordt gefactureerd aan de VME, waarbij de factuur naar Brix gaat. Wij zorgen voor het ontvangst van de factuur, de correct verdeling in de kostenlijst en de tijdige betaling aan de leverancier. Wij verwachten van elke leverancier voor de VME een feilloze service aan een correcte prijs. Een stipte betaling van hun facturen is dan ook belangrijk.

Is er nadien gevolgschade in de gemeenschappelijke delen of in een appartement? Wij doen het nodige om een verzekeringsdossier op te starten. Na overhandiging van de foto’s, bijkomende informatie en een herstelofferte, kan de verzekering het nodige doen om het dossier te regelen. Deze dienstverlening is standaard en kosteloos; ze zit in de beheersvergoeding inbegrepen bij Brix.